La division administrative
La division administrative du daara est structurée comme suit:
Le responsable moral
Le responsable Moral de Daara Moukhaddamatoul Khidma s’est assigné les missions suivantes :
- Orienter et impulser les activités de la Daara.
- Assurer la supervision morale et administrative de l’organisation.
- Créer et favorise le dynamisme.
- Assurer la cohésion par un règlement intérieur conformément aux recommandations de notre maitre et guide Serigne Touba et par rapport au système de valeurs qui nous met en commun, le Mouridisme en l’occurrence.
Le coordinateur de l’Organisation
Le coordinateur de l’Organisation Moukhaddamatoul Khidma est l’un des personnages clefs des structures de pilotage pour le développement d’outils et de stratégies pour plus de transparence et de circulation de l’information, mais aussi défendre à travers ces outils et stratégies, les valeurs et les fondements qui sont la raison d’être de l’organisation.
Son rôle s’articule autour des pôles suivants: L’administratif, le social et l’organisation.
A ce titre ces missions suivantes lui sont dévolues :
- Etablir et suivre un contrat d’objectif avec les responsables de divisions.
- Planifier, diriger ou coordonner les activités de l’organisation.
- Collaborer avec les responsables des divisions afin de développer les énoncés de mission et établir des buts et objectifs performants.
- Suivre et cordonner les réunions.
- Gérer les ressources matérielles et humaines
- Veiller :
- À une utilisation rationnelle et efficace des ressources matérielle et humaines.
- la bonne conservation et à la sécurisation des archives.
- À l’engagement et à la motivation des membres.
- Au renforcement de la cohésion et de la solidarité des membres à travers la division chargés des oeuvres sociales.
- l’assiduité et à la ponctualité pendant les rencontres.
- Coordonner les activités des membres femmes:
- Réunions.
- Animation culturelles.
- Enseignement.
- Définir avec le responsable moral de l’organisation les objectifs.
- Suivre et évaluer régulièrement les objectifs.
Etant donné que la vie d’une association dépend toujours du degré de participation de ses membres or cette participation suppose que les membres soient formés et informés. C’est pourquoi, il doit gérer et développer au sein de l’organisation un système de circulation de l’information concernant la vie de celle- ci, les travaux effectués les décisions prises dans les différents groupes de travail.
Le Secrétaire Général
La gestion administrative d’une association est l’ensemble des opérations qui vise à garantir une bonne organisation du travail, et ce dans le souci d’avoir une rentabilité optimale du temps, une transparence et une crédibilité visa avis de son environnement.
Autrement dit gérer une association c’est unir de manière rationnelle et efficace tous les efforts et les compétences de ses membres vers un objectif commun qui est la mission ou/et la raison d’être de l’association.
Ceci dit, la division administrative de Moukhaddamatoul Khidma est dirigée par un secrétaire général. Ce dernier joue un rôle pivot auprès du responsable moral aussi bien dans l’organisation et le traitement des dossiers, la méthode, la diligence, le classement en un mot le pilotage des objectifs. Il est assisté par des administrateurs qui administrent les autres divisions du conseil permanent.
Ses taches consistent à :
- Gere les adhésions des membres (octroie de matricule).
- Suivre les membres avec les dossiers sur les domaines suivants :
- Administration.
- Finance.
- Enseignement.
- Culturel.
- Confectionner des fiches synthétiques des rencontres.
- Archiver les fiches synthétiques après les réunions.
- Préparer les réunions avec la collaboration du coordinateur de l’organisation.
- Saisir les convocations des rencontres:
- Réunion division.
- Réunion coordination.
- Assemblée générale.
- Distribuer les convocations par l’intermédiaire du secrétaire à l’information.
- Conduire les réunions selon les plans adoptés.
- Prendre les comptes rendus des réunions.
- Saisir les comptes rendus.
- Archiver chronologiquement les comptes rendus.
- Gérer la mémoire de l’organisation.
Le Secrétaire de l’école Groupe Scolaire Khidma
Le rôle du secrétaire de l’école consiste à assister le directeur dans l’organisation, la gestion et le fonctionnement de l’école Il organise les ressources dont dispose l’école afin d’assurer la mise à disposition selon les besoins d’enseignement et de support. A ce titre, il a la responsabilité des opérations courantes de gestion : suivi et contrôle des dépenses. Il assiste aux différentes réunions retenues par la direction de l’école (Voire règlement intérieur) .Il est responsable de la sécurité et de la maintenance des locaux. Il participe à la réunion de coordination afin d’informer le conseil permanent sur la situation de l’école.
A cet effet les missions suivantes lui sont assignées :
- Gérer les inscriptions et réinscriptions des élèves.
- Veiller à ce que chaque élève ait un dossier d’élève dans lequel ce dernier est suivi :
- Administrativement,
- Financièrement,
- Pédagogiquement,
- Socialement.
- Conserver etsécuriser les archives.
- Ouvrir un registre pour y enregistrer lesmembres dupersonnel administratif et pédagogique et du personnel de service.
- Gérer la comptabilité.
- Encaissement des paiements.
- Présenter les états le 15 de chaque mois.
- Archiver chronologiquement les états financier.
- Ramasser chaque jour, à la fin des cours, les cahiers d’absences afin d’appeler les parents pour s’enquérir de la cause de l’absence de l’élève.
- Dresser un emploi du temps journalier de 8h à 13H de 15h à 19H.
- Gérer un journal des visites.
- Assister tous les intervenants au niveau de l’école et au niveau de tout régime confondu.
- Avoir à sa disposition les emplois du temps de chaque classe et pour chaque année scolaire.
- Créer une base de données de tous les documents dont la direction de l’école a besoin :
- Certificat de scolarité.
- Attestation d’inscription.
- Fiche de renseignement.
- Emplois du temps.
- Notes des élèves.
- Confectionner des cartes de pensionnaire.